การนำเสนอข้อมูล ด้านลบ เพื่อประโยชน์

การนำข้อมูลที่เป็นประโยชน์มาเสนอในจังหวะเวลาที่เหมาะสม สามารถช่วยผลักดันกิจกรรมด้านการบริหารจัดการและการปฏิรูปในองค์กร สำหรับประเภทข้อมูลที่เป็นประโยชน์ที่มีความสำคัญก็คือ “ข้อมูลด้านลบ” กล่าวคือ เป็นข้อมูลซึ่งเมื่อเกิดขึ้นแล้วจะก่อให้เกิดความเดือดร้อน ตัวอย่างเช่น ข้อมูลเกี่ยวกับความสูญเปล่า ความไม่สม่ำเสมอ การฝืนเกินกำลัง ความล่าช้า ความติดขัด ความผิดปกติ การไม่บรรลุเป้าหมายหรือมาตรฐาน เป็นต้น ข้อมูลด้านลบเหล่านี้ โดยปกติแล้วเป็นข้อมูลซึ่งไม่เป็นเรื่องดีสำหรับผู้รับผิดชอบหรือผู้กำกับหน้าที่รับผิดชอบ และเป็นข้อมูลที่ไม่มีใครอยากนำมาแสดง เพราะมีผลเสียต่อการประเมินผลของผู้ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงส่งผลต่อประวัติการทำงานด้วย แต่ในอีกด้านหนึ่ง สำหรับผู้รับผิดชอบสูงสุดหรือผู้รับผิดชอบสายงานนั้นล้วนต้องการที่จะค้นพบข้อมูลด้านลบอย่างรวดเร็ว เพื่อให้สามารถแก้ไขในขณะที่ปัญหายังมีขนาดเล็กอยู่ ดังนั้นผู้บริหารจึงจำเป็นต้องสำรวจระบบงานบริเวณหน้างานที่เป็นข้อมูลด้านลบด้วย

การทำให้ข้อมูลด้านลบปรากฏเด่นขึ้นมาอาจใช้แผนกำหนดการและผลที่เกิดจริง เรียงคู่กัน เพื่อให้มองเห็นความเหลื่อมล้ำที่เกิดขึ้น หรือ สังเกตุข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว เพราะ ไม่ว่าดีขึ้นหรือแย่ลง การเปลี่ยนแปลงที่เกิดอย่างกะทันหันต้องมีสาเหตุ หรือ สังเกตุจากการร้องเรียนจากลูกค้า อุบัติภัย อุบัติเหตุ อุปกรณ์เสีย เป็นต้น

สำหรับการนำเสนอข้อมูลด้านลบควรใช้เทคนิคดังคำพังเพยที่ว่าไว้ว่า “บัวไม่ให้ซ้ำ น้ำไม่ให้ขุ่น” หมายถึง การต้องรู้จักเข้าปรึกษาหารือกัน การถนอมน้ำใจไม่ให้ขุ่นเคือง ซึ่งเป็นเรื่องธรรมดาของการทำงานร่วมกันที่ย่อมมีเหตุให้เกิดความขัดข้องหมองใจกัน โดยต้องพยายามอธิบายให้แต่ละฝ่ายเกิดความเข้าใจซึ่งกันและกัน แต่การอธิบายก็คงมีความอึดอัดบ้างเพราะการอธิบายข้อมูลด้านลบมีความยากลำบากที่จะไม่ให้อีกฝ่ายเกิดความรู้สึกที่ไม่ดีกับคำพูดที่ได้รับฟัง

ใครๆ ก็รู้สึกเจ็บปวด ถ้าคนอื่นรู้ข้อมูลด้านลบ (ของตน) ในทันที แต่การทำให้ผู้เกี่ยวข้องทุกคนตระหนักและยอมรับได้ว่านี่คือ จุดเริ่มต้นไปสู่การปฏิรูป ที่จะเป็นตัวกำหนดอนาคตขององค์กรนั้นๆ เลยทีเดียว

ขอขอบคุณข้อมูลบางส่วนจากหนังสือ : การทำให้มองเห็น (Visualization)